MANUAL DE MANEJO DE DATOS PERSONALES PROMOTORA BARLOVENTO DEL MAR S.A.S.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales(“Política”), la cual puede ser modificada regularmente, establece las prácticas observadas por Promotora Barlovento Del Mar S.A.S. con NIT 901.307.871-6 domiciliada en la ciudad de Cartagena de Indias, incluyendo qué tipo de información es recopilada, su uso, y con quien compartimos dicha información. Esta Política reemplaza todos los acuerdos previos, ya sean verbales o escritos, entre Usted y nosotros con respecto a la recopilación, uso, almacenamiento y divulgación de su información personal, comercial o financiera.

 OBJETIVO

Definir las políticas y lineamientos que debe seguir Promotora Barlovento Del Mar S.A.S. en el Tratamiento de Datos Personales, registrados en las bases de datos que maneja la Compañía. 

ALCANCE

La Compañía es responsable del manejo de bases de datos personales, en cuanto a la recolección, registro y administración de los mismos, de acuerdo con su fin específico.

RESPONSABLES     

Gerente General, Gerente Administrativo, Gerente Técnico, Gerente Comercial, Coordinador CRM, Coordinador Servicio al Cliente, Coordinador Comercial, y en general todos los empleados de la compañía.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  

Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de esa clase de información.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Estos datos se clasifican en públicos y sensibles.

Datos Públicos: Son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, aspectos físicos, entre otros).

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Implica la comunicación de los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

POLÍTICAS

Promotora Barlovento Del Mar S.A.S. con NIT 901.307.871-6 domiciliada en la ciudad de Cartagena de Indias, está comprometida a realizar el mejor esfuerzo para proteger la privacidad de sus bases de datos. Este manual expone cómo la sociedad recolecta, almacena, graba, usa, circula, procesa, suprime, transmite, transfiere, utiliza y divulgan los datos personales una vez estén autorizados para hacerlo.

Toda la información recopilada de los datos personales de clientes, empleados y proveedores (todos los datos públicos, privados, semipúblicos, sensibles), es confidencial y de uso exclusivo de Promotora Barlovento Del Mar S.A.S.

El manejo indebido de la información de los datos personales de clientes, empleados y proveedores constituye una falta grave para la organización.

Dentro del manual de protección de datos, se explica detalladamente las prácticas en cuanto a la naturaleza de la información recolectada y la forma en que dicha información es utilizada; la naturaleza y propósito de cualquier divulgación de dicha información, incluyendo el tipo de personas o entidades a las cuales la divulgación pudiera ser realizada; el período de tiempo durante el cual mantenemos la información; la forma en la que el Titular puede tener acceso y corregir cualquier dato; y los derechos que le cobijan bajo la normatividad de Habeas Data en Colombia:

Información objeto de tratamiento:

·         Para clientes: Nombre, documento de identificación, dirección, teléfono de contacto y correo electrónico, género, fecha de nacimiento, estado civil, información tributaria, información fiscal, información bancaria, ocupación o cualquier otro suministrado o conocido en desarrollo de la relación comercial.

·         Para empleados, aspirantes: nombre, apellidos, tipo de documento, documento de identificación, empleo anterior, jornada semanal, tipo de pago, cuenta bancaria para pagos de nómina, fecha de nacimiento, genero, estado civil, tipo de contrato, estado civil, término del contrato, teléfono residencia, celular, profesión u oficio, perfil académica, perfil profesional, fondo de cesantía, fondo salud, fondo pensión, EPS, nacionalidad, cargo, funciones del cargo,  sueldo, núcleo familiar, grupo sanguíneo, datos biométricos e imágenes, certificaciones de exámenes médicos de ingreso, periódicos y/retiro, o cualquier otro suministrado o conocido en desarrollo de la relación laboral y/o contractual.

Los Titulares de la información no estarán obligados en ningún evento a autorizar el Tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la correcta administración de los procesos de talento Humano, los Titulares suministren algún dato personal sensible a la compañía, se entiende que se ha autorizado su uso, para las finalidades expresas en este documento, lo cuales serán tratados de acuerdo a la política de seguridad de la compañía.

·         Para Proveedores: nombres, información tributaria, información fiscal, información bancaria, contactos, correo electrónico, dirección, teléfono oficina, celular y cualquier otro dato requerido, suministrado y/o obtenido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza.

 A partir del momento en que los proveedores proporcionan información, dan su consentimiento a Promotora Barlovento Del Mar S.A.S., para recolectar y tratar en sus registros toda la información que sea proporcionada o conocida a través de cualquier medio, a fin de obtener sus datos personales y de control.

Uso: La información proporcionada se utiliza para:

Clientes: Dar a conocer por cualquier medio de comunicación, eventos, convenios, promociones, encuestas, publicaciones en redes sociales, piezas publicitarias y demás actividades de naturaleza comercial o de cualquier otra que realiza Promotora Barlovento Del Mar S.A.S. , así como para generar una comunicación óptima en relación con nuestros productos y servicios.

Empleados y  Aspirantes: Redactar el contrato laboral; surtir los procesos de afiliación a EPS, ARL, AFP, caja de compensación y cualquier otro de afiliación obligatoria o voluntaria; desarrollar y hacer seguimiento en los procesos de promoción y evaluación del personal; vincular a los empleados en las actividades de bienestar programadas; llevar a cabo el estudio técnico de seguridad; emitir un concepto al realizarse la visita domiciliaria durante los procesos de selección; y demás actividades propias y conexas de la relación laboral

Proveedores:

·         Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.

·         Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias.

·         Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios, Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.

·         Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.

·         Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.

·         Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.

·         Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.

·         Verificación en listas de riesgo

·         Análisis financiero

·         Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial sea contractual, precontractual o posterior a la culminación contractual.

Al autorizar la recolección de los datos personales, el titular entiende y acepta, que su tratamiento se realizará conforme a este manual de manejo de datos personales por lo que  autorizan que Promotora Barlovento Del Mar S.A.S. realice el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión, y trasferencia dentro del país y/o a terceros países dentro de los términos establecidos en la presente Política de Privacidad  y para las finalidades de Tratamiento descritas en este documento. 

Divulgación de la información a terceros:

Compartimos la información con tercero cuando sea necesario para llevar a cabo una actividad de negocio legítima relacionada con servir a nuestros clientes y mejorar nuestro servicio e igualmente en virtud del cumplimiento de requerimientos legales o según lo permitido por la ley, para proteger nuestra propiedad y nuestros derechos.

Protección de la información.

Tomamos las medidas razonablemente pertinentes para proteger la información objeto de tratamiento, mediante la utilización de tecnologías de seguridad y procedimientos que limitan, en la manera de lo posible, el acceso a nuestras bases de datos. Ahora bien, ningún sistema es inexpugnable ni libre de errores, por lo cual no podemos garantizar completamente la seguridad de la información.

Derechos que le asisten como Titular.

Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular tiene los siguientes derechos:

-  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento.

-  Solicitar prueba de la autorización otorgada.

-  Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales.

-  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.

-  Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos. Solicitar la supresión de los datos personales.

-  Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo.

-  Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

En el tratamiento y protección de datos personales, Promotora Barlovento Del Mar S.A.S. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de existir, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, en caso de existir, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO:

Los Encargados del Tratamiento en Promotora Barlovento Del Mar S.A.S., en caso de contar con esta figura, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad.

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.8          Vigencia y cambios en nuestras políticas.

Promotora Barlovento del Mar S.A.S., se reserva el derecho de realizar cambios a la presente política en cualquier momento. De efectuarse algún cambio significativo en lo concerniente al almacenamiento o utilización de su información, lo publicaremos en la página web corporativa www.baiakristal.com

El presente Manual de Tratamiento de datos personales de la Información estará vigente mientras se encuentre aquí publicada.

PROCEDIMIENTO EMPLEADO EN LA RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Tratamiento de la información.

6.1. Recolección: La recolección de datos se realiza a través del diligenciamiento y/o entrega de documentos, recepción de correos electrónicos, diligenciamiento de datos en páginas web de captura de los mismo, vía telefónica y cualquier otro medio por el cual se soliciten o suministren, en donde el Titular autoriza la conservación y utilización de dicha información para los fines que fueren expuestos.

Relación laboral: La información es capturada a través de las hojas de vida y la información capturada a través de los portales digitales de empleo, lo anterior durante el proceso de selección.

Proveedores: La aceptación de esta política y del manejo de los datos de los clientes ocurre cuando se diligencia en contrato de prestación de servicios entre el titular y la compañía y/o documentación complementaria.

Clientes: La autorización para el manejo de datos personales y La aceptación de esta Política de Privacidad y del Tratamiento de los datos personales conforme en los términos de la misma, ocurre cuando el Cliente y Usuario Titular, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por La Compañía, como:

ü  Diligenciamiento de formatos en Redes Sociales oficiales de la compañía para solicitar información sobre los proyectos y/o participare en eventos comerciales.

ü  Invitados a eventos de lanzamiento y/o promoción de los proyectos de la compañía que diligencian la invitación previa al evento.

ü  Afiliación al sistema de fidelización de la compañia.

ü  Registro de clientes en las bases de datos en la sala de negocios o en las oficinas de la compañia en el formato destinado para tal fin e ingresado a registro de clientes en el aplicativo empleado por la sociedad para tales efectos.

La prueba de cualquiera de esos hechos, será prueba inequívoca de la autorización para el manejo de datos personales y la aceptación de esta Política del Tratamiento de los Datos Personales.

Almacenamiento y Administración: La información se mantendrá durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron la recolección de dicha información. Una vez la información no sea necesaria para los propósitos expuestos, se procederá a suprimir los datos personales en posesión de la Compañía:

En materia laboral: La información suministrada por los trabajadores activos, trabajadores retirados, pensionados, jubilados y demás personas que hubieren tenido un vínculo laboral directo con la sociedad, permanecerá hasta por el término necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

Proveedores: La información proporcionada en el contrato y la documentación complementaria, se conservará por tiempo indeterminado, ya que la misma se encuentra vinculada en archivos AZ y/o mediante archivos digitales.

Clientes: La información recolectada de los clientes es cargada correctamente al sistema de bases de datos creadas para el fin, aquí descrito.

PROCEDIMIENTO DISPUESTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

La persona legitimada para el ejercicio de los derechos anteriormente expuestos, es decir, el Titular, los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del Titular o la persona a favor de quien se estipule, tiene alguna duda, inquietud o requerimiento acerca de la protección y manejo de la información, se debe:

-       Clientes: A través del correo electrónico recepcion@aed.com.co o mediante comunicación escrita dirigida a la Zona Norte Anillo Vial Km 12 - 655 de la ciudad de Cartagena, el Titular puede ejercer sus derechos sobre sus datos personales en cuanto al acceso, consulta, actualización, rectificación y supresión de la información.

El cliente puede exigir a Promotora Barlovento Del Mas S.A.S., en cualquier momento el retiro de su información de la base de datos, en este caso la compañia debe reportar esta solicitud inmediatamente al responsable del CRM el cual deberá borrar la información del cliente.

-       Empleados: A través del correo electrónico recepcion@aed.com.co

-       Proveedores: A través de comunicación escrita dirigida a la Gerencia Administrativa, la cual debe venir autenticada por el Representante Legal del Titular. Dicha comunicación será entregada a la Jefatura Nacional de Compras y en un tiempo no mayor a 8 días hábiles, se dará respuesta a la solicitud.

El Titular podrá ejercer sus derechos ante El Responsable realizando previa solicitud por medio de los canales ya mencionados. Es necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto como nombres y apellidos completos, número de documento de identidad, correo electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar respuesta a su solicitud. En toda solicitud o reclamo se verificará la identidad del titular de los datos para proseguir con el tratamiento. Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar.

Las consultas radicadas por EL TITULAR serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, en caso de que no fuere posible responder dentro de dicho término, El Responsable, le informará al interesado, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que atenderá la consulta, que en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos radicados por EL TITULAR serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la solicitud. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no expongan de manera expresa los hechos que permitan a El Responsable atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud para que haga llegar la información necesaria dentro de los dos meses siguientes a la fecha del requerimiento siguientes al recibo del requerimiento, de no hacer llegar las aclaraciones solicitadas se considerará como desistida la petición.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Declaro de manera libre, previa, expresa e informada, que AUTORIZO EXPRESAMENTE a la sociedad PROMOTORA BARLOVENTO DEL MAR S.A.S. para que, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y en concordancia con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y tratamiento de mis datos personales y la de todos mis empleados y/o asesores, de quienes ya obtuve la referida autorización.

Esta autorización se realiza con el fin de ejecutar control, y seguimiento, conforme a la política de tratamiento de datos personales que se adjunta a esta autorización.

Mediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de mis datos personales y la de cualquiera de mis empleados¹ y/o asesores¹ podrá ser tratada verbalmente o por escrito ante PROMOTORA BARLOVENTO DEL MAR S.A.S. como responsable del tratamiento, cuyo correo electrónico es recepcion@aed.com.co teléfono de atención es (57) 3107180522 (1) Aplica si quien autoriza lo hace a nombre de una persona jurídica.

DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DE ESTA POLÍTICA

Forman parte de esta política, los siguientes documentos:

·         Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012: Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, expedida por el Congreso de Colombia.

·         Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

 DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

-       Nombre o Razón Social: Promotora Barlovento del Mar S.A.S.

-       Domicilio o dirección: Zona Norte Anillo Vial Km 12 - 655 de la ciudad de Cartagena

-       Teléfono: (57) 310 7180522

-       Correo Electrónico: recepcion@aed.com.co

-       Página Web: www.baiacristal.com

“CONTROL DE ACTUALIZACIONES”

Versión 1. Publicación de la Política

Fecha. Agosto 2020